Vamos começar este com uma fantasia ...
O chefão o convocou para postar sua pausa para o almoço e você espera para atacar o próximo desafio que ele lhe lançar. Prepare-se, castor ansioso, porque seu chefe sorri para você e diz: “Olá ABC, você se saiu muito bem na reunião de equipe interna de hoje. Quero que você cuide da apresentação da equipe na próxima reunião trimestral. E sinta-se à vontade para usar o PowerPoint enquanto faz isso. Eu quero ver o primeiro rascunho na próxima semana. Eu sei que você está pronto para isso. Boa sorte ao começar um curso de microsoft office
Você se dá um tapinha e grita silenciosamente: "SIM!" É a sua grande chance de ser notado por superiores além de sua equipe. Você vai arrasar!
Err, vamos voltar à realidade!
Você sabia que um número surpreendentemente grande de pessoas se engana em suas apresentações, especialmente quando usam o PowerPoint? É quase como se eles ficassem preguiçosos ou complacentes e esperassem que a ferramenta fizesse todo o seu trabalho. Hah!
Não cometa erros; O Microsoft PowerPoint é uma ferramenta extremamente versátil. Mas talvez sua maior força seja fazer o que você permite e pular o que não faz. Depende de você usar o poder em suas mãos para tornar suas apresentações nítidas e eficazes . Mas não se preocupe. Com as dicas simples descritas aqui, você saberá o que ajustar em sua apresentação e com o PowerPoint, de modo que sairá vencedor de tudo!
4 dicas para fazer apresentações eficazes em Microsoft PowerPoint:
Mantenha o foco em sua mensagem
É incrível quantas pessoas começam a preparar sua apresentação com uma confusão louca no PowerPoint. Não! Lembre-se sempre de que você e a mensagem que deseja transmitir são de extrema importância, não sua experiência com a ferramenta. Portanto, primeiro crie um esboço sólido de sua bela apresentação em PowerPoint no papel, colocando nele todas as suas habilidades criativas, analíticas e de marketing . Assim que você estiver razoavelmente claro quanto à mensagem que deseja transmitir ao seu público, o PowerPoint pode ajudá-lo a ajustar o resto.
Como o PowerPoint pode ajudá-lo:
Crie seu primeiro rascunho no papel. Quantos slides você vê aproximadamente? No mínimo, você deve ter:
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- Uma introdução (para você e para o tópico).
- Slides que comunicam a mensagem principal.
- Cabeçalhos / quebras de seção, introduzidos no máximo a cada 6-7 slides de mensagens para reter a atenção do público.
- Alguns slides com elementos de mídia como imagens, gráficos ou áudio / vídeo para quebrar a monotonia.
- Um slide para perguntas (opcional).
- Fechando o slide, reiterando a frase de chamariz final.
Depois de definir o quadro geral, faça o layout do segundo rascunho no PowerPoint criando uma apresentação em branco (Arquivo-> Novo-> Apresentação em branco + botão Criar) e mergulhe direto na visualização do classificador de slides (Exibir-> Classificador de slides ) Esta é uma exibição bastante simples, listando miniaturas de todos os slides. Use isso para criar o número de slides que você deseja da seguinte maneira.
- Clique com o botão direito em qualquer lugar nesta visualização e selecione Novo slide. Isso criará um novo slide com o layout padrão. OU,
- Copie e cole o slide (pré-projetado) várias vezes para replicar seu layout.
Para cada slide, defina seu “layout” (Home-> Layout) de acordo com o design do seu papel. Isso decide a composição geral do slide - o número de elementos / seções dentro do slide, a colocação de cada elemento, um título se necessário, etc. O PowerPoint vem com pelo menos 9 layouts integrados para atender à maioria das necessidades. Layouts populares incluem Título (para um slide de abertura dramático), Título e Conteúdo (para slides subsequentes) e Cabeçalho de Seção (para quebras de seção em sua apresentação do PowerPoint).
Sua apresentação agora está pronta para um conteúdo real. Você pode relaxar sabendo que pode alterar facilmente qualquer um dos atributos acima sempre que quiser. Mas ao delinear este rascunho rapidamente (as etapas acima devem levar menos de 5 minutos), você gasta um tempo mínimo, maximizando efetivamente o uso da ferramenta PowerPoint!
Mantenha-o visualmente limpo
Isso significa que sua apresentação em PowerPoint é agradável à vista, para que o público não desenvolva feridas nos olhos ou se sinta compelido a se afastar no meio de sua apresentação notável. Observe o seguinte ao preencher seus slides com conteúdo.
Como o PowerPoint pode ajudá-lo:
- Use um design de plano de fundo consistente em todos os slides para um fluxo visual suave. O PowerPoint facilita isso em Design-> Temas . Sem um tema, você precisaria editar manualmente os elementos de design de cada slide. Mas um tema vem como um “modelo de design” com configurações predefinidas para cores / formas / gráficos de fundo, layout, conjunto de fontes (para título, corpo de texto, cabeçalho, etc.), efeitos e estilos de fundo. Depois de selecionar um tema em qualquer slide, ele afeta todos os slides. Isso inclui todas as personalizações feitas no tema original.
- Escolha um bom tamanho de fonte para todo o seu texto. Quando você está na frente do pódio, um slide pode parecer bom e claro para você. Mas quando você está sentado atrás, nem tanto. Portanto, teste o tamanho da fonte à distância (como usar um tamanho de fonte de 2 cm para 10 pés de distância, tamanho de fonte de 4 cm para 20 pés de distância e assim por diante). Outra recomendação é usar fontes Sans Serif (não loopy) como Arial, Geneva ou Helvetica, em vez de fontes Serif como Times New Roman ou Courier. Isso reduz o desfoque para que o texto permaneça legível mesmo à distância.
- Use os Bullet Points com sabedoria. Existem alguns que juram por eles e alguns que preferem jogá-los fora. Se você optar por usá-los, evite cuidadosamente a quebra de texto com frases que geram várias linhas. Isso é menos atraente e mais confuso. Em vez disso, use frases curtas e simples para que a mensagem seja transmitida sem enfeites desnecessários.
Por exemplo,
- “ Crie uma apresentação em PowerPoint que seja visualmente atraente para o público, usando uma combinação equilibrada de elementos de design e mídia”.
Isso pode ser reduzido para -
- “Crie PPT com apelo visual”.
Nota: Quando você mantém o conteúdo do seu slide deliberadamente breve, não será capaz de depender complacentemente de seus slides com marcadores para se apresentarem. Mas, esta é uma boa notícia. Uma apresentação em PowerPoint que pode ser executada sozinha sem a sua participação está pedindo suicídio de apresentação! Em vez disso, prepare conscientemente o conteúdo do slide para que você seja obrigado a participar proativamente durante a apresentação da apresentação e esclareça os detalhes mais sutis para o seu público. VOCÊ dirige o show, não o PowerPoint.
Deixe seus gráficos falarem mais do que mil palavras - o que significa que eles são muito eficazes em dar o golpe! A verdade sobre os gráficos é que todos nós os amamos: fotos, clipart, gráficos, tabelas e muito mais. Eles instantaneamente tornam sua apresentação do PowerPoint mais atraente e menos enfadonha. Mas se você adicioná-los em excesso, corre o risco de sobrecarregar seu público ou vender menos do que seu conteúdo (mensagem). Portanto, escolha o equilíbrio certo usando menos gráficos, mas mais significativos.
Mantenha seus gráficos e tabelas limpos. Sim, aí está aquele trabalho de novo, limpo. Você pode praticar isso da seguinte maneira:
- Use rótulos amigáveis para leigos para explicar os elementos do seu gráfico / gráfico. Evite usar números, caracteres especiais e jargão técnico; já é preciso mais inteligência para entender um gráfico ou gráfico do que uma imagem.
- Adicione texto adicional para capturar explicitamente os destaques do gráfico / gráfico, para que isso seja óbvio para o público. Por exemplo, se estiver apresentando um gráfico de vendas entre regiões, você pode adicionar texto para destacar a região superior / inferior e a comparação com o ano passado. Essas figuras podem ser capturadas implicitamente no gráfico; mas, ao adicionar rótulos de texto que destacam explicitamente essas informações, você garante que o público perceba e se lembre dessas informações importantes.
Observação: gráficos analíticos complexos podem fazer você parecer mais inteligente, mas deixam o público se sentindo tolo e reduzem a eficácia de sua apresentação do PowerPoint. Em vez disso, mantenha seus gráficos e tabelas bastante simples para que não precisem de um PhD em Estatística para decodificá-los. Versões recentes do PowerPoint vêm pré-carregadas com pelo menos onze tipos de gráfico (como gráfico de barras, gráfico de colunas, gráfico de pizza, etc.) que podem ser facilmente incluídos em sua apresentação com apenas alguns cliques do mouse e inserções de dados. Se você estiver usando mais de 5 minutos para inserir um gráfico em sua apresentação do PowerPoint, considere isso complicado e não vale a atenção do seu público.
Use cores de alto contraste para atrair atenção extra. Com os Temas, o PowerPoint já garante que as cores de fundo do slide contrastem adequadamente com as cores do texto / linha para visibilidade máxima (como usar texto de cor escura sobre fundos claros ou vice-versa). Mas em sua apresentação do PowerPoint, você pode ter aquele 1-2 slides que merecem atenção extra, então você deseja destacá-los de forma diferente. Cores de alto contraste permitem que você faça isso facilmente (como verde / amarelo, azul / vermelho, preto / branco etc.). Mas use isso com cautela, pois muitos contrastes de cores podem deixar seu público com uma dor de cabeça!
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